A MÁV-START Zrt. és a MÁV Zrt. az INKA2 pro- jekt keretében SAP informatikai rendszert vezetett be a MÁV-START Zrt. alaptevékenységének ellátásához kapcsolódó szigorú számadású jegyek és egyéb termékek árusításának támogatására 2020. június 1-jétől. A készletek teljes körű rendszerbe történő migrációjáról Nagy Péter bevételellenőrzési vezető beszámolóját olvashatják.
Lezárult egy korszak. Az előkészítő munkálatok 2018. év végén kezdődtek, amikor döntés született arról, hogy a szigorú számadású jegyek és egyéb termékek az SAP keretében kerülnek kezelésre. A projektmunkák során a manualitás csökkentése, a hatékonyság növelése és a zárt adatkezelés érdekében kialakítottuk az új üzleti folyamatokat és azok funkcionális követelményeit, informatikai támogatási lehetőségeit (SAP – JÉ integrálás).
A fejlesztés által a korábbi teljesen manuális nyilvántartást, a beszerzési, pénztárkészletkezelési és megrendelési, valamint a könyvelési, leltározási és selejtezési folyamatokat újítottuk meg, amelyek illeszkednek a MÁV-csoportban alkalmazott folyamatokhoz.
Az SAP MM moduljában megvalósultak a jegytekercskezeléssel összefüggő folyamatok és a hozzájuk tartozó szerepkörök, a pénztárkezeléshez, ellenőrzéshez kapcsolódó oktatási és egyéb humán feladatok elvégzése után.
Az élesbe álláshoz 145 fő szerepköri oktatása történt meg, ők kaptak jogosultságot a rendszer használatára. Kiadásra került az INKA2 – JTK átállással kapcsolatos átmeneti rendelkezés is, amely a folyamat részleteit szabályozza. A jegykészletek szigorú számadású tulajdonságai és a MÁV-START készletkezelési folyamatai miatt az SAP-ban szükségessé váltak a fejlesztések. A teszteléseket követően, a készletmigráció során az SAP MM modulba 1913 raktárhelyre közel 170 termék adata került a rendszerbe: kb. 103000 db jegytekercs, kb. 1,3 millió db hagyományos jegy, pénztári és egyéb nyomtatvány és kb. 7500 db ajándéktárgy. Az értékcikkeket felülvizsgáltuk, közel 30 felesleges nyomtatványfajta is kivonásra került. Megújítottuk a Menetjegyelosztóból történő jegyrendelés folyamatát, a jegymegrendelési határidőt korábbi 40 napról 21 napra csökkentettük.
A pénztárosok munkavégzésének támogatása érdekében a legnagyobb fogyású jegytekercs típusú cikkekre élesítettük az automatikus megrendelési igényjavaslat funkciót (MRP-funkció), melynek segítségével a készletszintek alapján rendelési igények generálódnak a raktárhelyet kezelő munkatárs közvetlen közreműködése, beavatkozása nélkül.
A bevezetéssel munkánk nem ért véget. Le kell küzdenünk a használatbavételi „gyermekbetegséget”, az esetleges hibás migrációs készleteket korrigálni kell. Fontos a felhasználók támogatása annak érdekében, hogy az új folyamatokat gyakorlati szinten is el tudják sajátítani, így további végfelhasználói gyakorlati oktatásokat is szervezünk. Mindemellett az új működési modellt monitorozzuk, begyűjtjük a tapasztalatokat és elvégezzük a finomhangolásokat.
Tartalmas és változásokkal teli közel két év áll a hátunk mögött. Köszönet valamennyi INKA2 projekttagnak, a JÉ projektben érintetteknek, a fejlesztésben, a tesztelésben, az élesbe állásban közreműködő MÁV-csoport és egyéb külsős szervezetnek, és a DXC Technology Magyarország Kft.-nek!