Kérlek röviden meséld el, hogyan történik egy csoportos utazás megszervezése a megkereséstől az utazásig.
Az utazó csoportoktól azt kérjük, hogy a tervezett utazásukat a honlapunkon kialakított felületen jelentsék be, ahol egy kérdőív kitöltésével tudják nekünk megadni az utazáshoz és az elszámoláshoz szükséges adatokat. A beküldött bejelentés az utazó intézmény irányítószáma szerinti területileg illetékes szolgáltatás-értékesítőhöz kerül automatikusan továbbításra.
A beérkezett igényt a JÉ alapú TicketChecker Csoportos utazások oldalon rögzítjük, miután az érintett vonat szabad kapacitását leellenőriztük. Szükség szerint előzetesen egyeztetünk az utazás során érintett területi technológus vagy kocsigazdálkodó kollégákkal.
Rögzítést követően a Bejelentés nyomtatványunkat ellátjuk a rendszertől kapott regisztrációs számmal, majd aláírásunkkal és dátummal ellátva kiküldjük az ügyfélnek e-mailben, egyben tájékoztatjuk a további teendőkről.
Két eset fordulhat elő a tájékoztatást illetően:
az első, hogy egy későbbi e-mailben online jegyet fog kapni kollégáinktól, melyet az utazás során akár okoseszközön is be tudnak mutatni a csoportok.
a másik eset, hogy papír alapú menetjegyet szükséges váltani az ügyfél által kiválasztott pénztárban.
A kiállított csoportos menetjegy birtokában a csoportnak már csak utaznia kell, valamint jól érezni magukat. A mi feladatunk azonban még tart az utazás utolsó utáni pillanatáig, hiszen ha a regisztráció/jegyváltás után rendkívüli vágányzár lép életbe, esetleg korlátozások várhatók (mint tavaly az árvízveszély okán), akkor a mi értesítjük a csoportokat a kialakult helyzetről és a technológus vagy vágányzári kollégákkal egyeztetünk a lehetséges megoldásról.
Miként kerültél a csoportos utazások szervezésébe, mi az ami a legjobban és mi az ami a legkevésbé tetszik a feladatban?
Egy egykori szakértővel beszélgettünk a feladatokról és megtetszett a munkakör. Szerencsémre egy éven belül sikerült is a budapesti csapathoz kerülnöm 2018. március elsején kezdtem, ekkor 3,5 éve voltam már a MÁV-START-nál. Korábban személyes ügyfélszolgálaton dolgoztam a Déli pályaudvaron, azelőtt pedig nemzetközi pénztárosként Kelenföld állomáson.
Nagyon szeretem a munkámban, hogy emberekkel foglalkozom és nem csak futólag, mint a pénztárnál vagy az ügyfélszolgálaton. A visszajelzések, amiket az ügyfelektől kapok csak még jobban megerősítenek abban, hogy fontos amit csinálunk.
Ami legkevésbé tetszik, az hogy olykor el kell utasítani egy-egy megkeresést, mert a lehetőségeink korlátozottak.
Mik a leggyakoribb kihívások a csoportos utazások megszervezésében, és hogyan kezelitek ezeket?
A leggyakoribb kihívás a májusi és júniusi, illetve szeptemberi utazások problémák nélküli megszervezése. Ezen időszak nálunk a szezon, amikor majdnem minden iskolából utaznak "egyszerre". Ebben az időszakban fokozott figyelmet igényel minden csoport, sokkal több egyeztetés történik ilyenkor a technológus kollégákkal és a csoportok kísérőivel.
Amikor idekerültem, akkor még a hagyományos, mozdonyos szerelvények voltak többségben, így több csoport tudott élni az együttes elhelyezés lehetőségével. Ez ma már a motorvonatoknál sajnos nem lehetséges, így a csoportok együttes elhelyezése már nem olyan egyszerű, nem oldható meg minden esetben. Van előnye is a motorvonatos közlekedésnek, hiszen egy KISS motorvonaton több csoport tud együtt utazni, mint egy 4-5 kocsiból álló hagyományos szerelvényen.
Hogyan változtatta meg az elmúlt években a technológia és a digitalizáció a csoportos vasúti utazások foglalását és menedzselését?
A csoportos utazások bejelentésének és kezelésének folyamata szerencsére egyszerűbb és átláthatóbb lett számunkra és a csoportok számára is. A munkavégzésünk teljesen papírmentes lett, a szervezeten belül ez először nálunk, a budapesti területen került bevezetésre. A tavalyi év végére a csoportos bejelentések feldolgozásához egy új regisztrációs felületünk lett a Ticket Checker által. . Az új felület a felhasználóértékesítők és technológus kollégák együttműködésével került kialakításra, így megfelel minden mai igénynek. Szintén tavaly év végétől, a teljesen díjmentes csoportoknak van lehetőségünk online menetjegyet küldeni e-mailben. Ez nekik is kényelmesebb, főleg olyan településen lévő iskolai csoportoknak, ahol nem volt vagy már nincsen pénztár. Tehát elmondható, hogy a kapcsolattartás szinte teljesen online történik és a folyamat is az utazásig bizonyos esetekben. Persze az lenne a legjobb, ha minden típusú csoportos menetjegyet meg tudnánk online formában küldeni ügyfeleinknek, de ez egyelőre még várat magára.
Melyik volt a legextrémebb eset, esetleg legnagyobb csoport?
A legnagyobb csoportok, melyeknél még nem chartervonat került kiállításra, azok 100-150 fősek voltak. Ezek a csoportok általában komplett évfolyamok vagy alsó és felső tagozatok külön-külön történő utazásaik miatt jelentkeznek. Az igazán extrém esetekben már chartervonat közlekedtetését javasoljuk.
Chartervonatként közlekedett például tavaly egy vonat Kőbánya-Kispestről Komáromba és vissza 400 fő általános iskolás gyermekkel, az iskola egész alsó tagozata utazott.
Extrémnek még a gólyatáborok helyszínére történő utazásokat mondanám (400-800 fő közötti létszámmal), de az esetek többségében ezekhez eddig chartervonatot biztosítottunk az intézmények számára.
Van-e lehetőség egyedi útvonalak vagy különvonatok igénylésére nagyobb csoportok számára?
Természetesen, ahogy az előzőekben említettem a chartervonatok pont ilyenek. Ezeket oktatási intézmények részére biztosítjuk, legalább 400 fő nappali oktatásban résztvevő diák és kísérőik utazása esetén. Ezek útvonala lehet eltérő is a menetrendszerinti vonatokéhoz képest.
Ezen utazások szervezése még nagyobb figyelmet igényel, hiszen itt már nagyobb a felelősség is. A chartervonatok közlekedtetése külön kalkuláción alapul és több szakterület jóváhagyására és együttműködésére is szükség van.
Milyen tapasztalataid vannak a nemzetközi csoportos vasúti utazások szervezésével kapcsolatban?
Jelentősen nehezebb feladat, korábban nem volt jellemző, viszont az utóbbi 1-2 évben megnőtt a nemzetközi utazásokra vonatkozó megkeresések és ezáltal a megvalósuló utazások száma is. Ez a növekedés az Erasmus programok népszerűségének is volt köszönhető.
A MÁV-csoport által kiállított vonatoknál egyszerűbb dolgunk van, ezen járatokon tudunk a legegyszerűbben helyet foglalni, bizonyos esetekben előre zároltatni a csoportok részére. Az ÖBB-vel volt már korábban több sikeres együttműködés a helyek előzetes zárolását illetően.
Milyen trendeket látsz a csoportos vasúti utazások terén, és milyen fejlesztések segíthetnének a jövőben?
Egyre több csoport választja a vasúti közlekedést, főleg amióta a 14 év alattiak díjmentesen utazhatnak. A teljesen online csoportos jegyek mind belföldi, mind nemzetközi viszonylatban nagy segítséget nyújtanának a csoportok részére, valamint további célcsoportok bevonzását is elősegítené. A kocsik számának bővítése mindenképpen szükséges, hiszen a növekvő utasszámok miatt a csoportok utazásához több kocsi szükséges.
Molnár Zsolt